鳴りやまない電話、見落としがちなメール…そんなお悩みはありませんか？ 飲食店やクリニック、サロン、個人事業主の方々にとって、お客様対応は重要ながらも、日々様々な課題が発生しがちです。
- 「今日の予約、空いてますか？」という電話が何本もかかってくる
- 電話とメールで予約を同時に受け付けたら、ダブルブッキングしてしまった
- 問い合わせを送ったお客様から「ちゃんと届いてますか？」と不安の電話がきた
- 長文の問い合わせを読んで要点を把握するのに時間がかかり、対応が後手に回ってしまう
このような課題を解決のためおすすめするのは、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できる「Googleフォーム」です。
この記事では、「予約・問い合わせ受付フォーム」の作り方に加え、面倒な手作業の自動化やカスタマイズによって、お客様対応と業務効率をさらに向上させる方法をご紹介します。
目次
まずは3ステップで問い合わせフォームを簡単作成
Googleアカウントでログインし、Googleフォーム（https://docs.google.com/forms/）にアクセスします。
ステップ1：フォームを作成する
まずは、お客様から必要な情報をいただくためのフォームを作ります。
設定する項目の例
| 項目名 | 回答形式 |
|---|---|
| お名前 | 記述式（短文） |
| メールアドレス | 記述式（短文） |
| 電話番号 | 記述式（短文） |
| 予約日時 | 日付、時刻 |
| 種別（予約・問い合わせ など） | ラジオボタン |
| お問い合わせ内容 | 段落 |
必ず記入して欲しい項目は「必須」にチェックを入れましょう。また、項目ごとに最適な「回答形式」を設定することが、お客様の入力のしやすさと、後のデータ管理の効率化に繋がります。
ステップ2：新しい回答を通知する
フォームを作成しても、問い合わせに気づけなければ意味がありません。
Googleフォームでは、新しい回答が届くたびにメールで通知を受け取ることができます。
設定方法
- フォーム画面上部の「回答」タブを開く
- 右上のメニュー（︙）をクリック
- 「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択
ステップ3：WebサイトやSNS、名刺に設置
完成したフォームは、様々な方法でお客様にご案内できます。
① 自社サイトやブログに埋め込む
右上の「公開」から「回答者へのリンクをコピー」をクリック → 表示されるURLをコピーして貼り付け。
② チラシや名刺にQRコードを掲載する
①と同様にURLを取得 → QRコード作成ツールで画像化し、紙媒体に掲載。
※「QRコード作成」で検索すると無料の作成ツールがありますので、簡単にQRコードを作成できます。
さらに便利になる一歩進んだ連携・自動化の活用術5選
基本的なフォームの機能だけでも、予約や問い合わせ対応の負担を軽減することができます。
しかし、他のツールと組み合わせることで、さらに強力な業務効率化ツールになります。面倒な手作業から解放され、お客様対応の質を上げるための具体的な5つの方法をご紹介します。
活用術①：スプレッドシートで「予約・顧客管理表」を自動作成
Googleフォームの回答をGoogleスプレッドシートに連携させ、自動で一覧表を作成します。新しい回答があるたびに表に新しい行が追加されるので、そこに「対応状況」や「担当者」といった管理用の列を追加します。
活用術②：カレンダーと連携してダブルブッキングを防ぐ
GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携させ、フォームの「日時」の回答に基づいて、カレンダーに自動で予定を作成する設定をします。予約が入った瞬間にスケジュールが登録される仕組みです。
活用術③：お客様への自動返信メールで安心感をプラス
拡張機能やスクリプトを使い、フォームが送信されたら、お客様が入力したメールアドレス宛にあらかじめ設定しておいた定型文のメールを自動で送信します。
活用術④：問い合わせ内容に応じて担当者を自動で割り振り
フォームの「ご用件」などの回答に応じて、スプレッドシート上で担当者を自動で設定します。
活用術⑤：AI（Gemini）で問い合わせ内容を自動で要約・分類
スプレッドシートにAI（Gemini）を連携させ、フォームから送られた問い合わせ内容の「要約」や「緊急度」を自動で出力させます。
問い合わせ管理の「もう一歩先」へ
Googleフォームは非常に便利ですが、「もっとこうだったら良いのに」と感じる場面も少なくありません。標準機能だけでは難しいご要望も、専門的なカスタマイズや外部ツールとの連携で実現できる可能性が十分にあります。
「いわてデジタル活用室」では、単にフォームの作成を代行するだけではなく、皆様が抱える業務上の課題をお伺いし、専門知識を活かして最適な自動化・効率化の仕組みをご提案します。
- 業務フローに合わせた最適なカスタマイズのご提案
- スプレッドシートやカレンダー、その他外部ツールとの連携設定
- データの活用方法や、さらなる業務改善のご相談
ご紹介した活用術について「もっと詳しく知りたい」「試したけど上手くいかない」といったご相談はもちろん、「こんな使い方をしたいけど実現できる？」「これができなくて困っている」など、記事にない内容でも大歓迎です。まずはお気軽にご相談ください。
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