在庫管理、こんなお悩みありまんせんか？
- 現場では紙に手書きして、本社に持ち帰って転記しているといった手間
- Excelファイルをメールで共有しているものの、どれが最新版か分からないという不安
- 在庫数の食い違いが頻発して、お客様にご迷惑をかけてしまったことがある
他にも次のような課題もありませんか？
属人化による依存：
特定の担当者だけが在庫管理の知識と経験を持っているため、その人が不在になると管理が滞るケースがあります。
ヒューマンエラー：
手づくりの帳簿やExcel管理だと、入力ミスや参照ミスが起こりやすく、結果として販売機会の損失や処理遅延につながることがあります。
在庫見える化の難しさ：
リアルタイムでの在庫把握ができず、グループ間で情報が分断されているケースも少なくありません 。
棚卸しにかかる負担：
定期棚卸しのために多くの人手と時間を割いており、業務が停滞することもあります。
二重発注や在庫重複：
複数拠点の連携が甘いと、知らぬ間に同じ商品を重複発注してしまい、過剰在庫や資金ロスにつながります。
これらの状況は多くの中小企業・個人商店・飲食店・サービス業の現場で共通の悩みではないかと思います。
なぜこれらがお悩みになるのか？
まず、 人手作業に頼る管理体制は、属人化やヒューマンエラーを生みやすくなります。
また、 過剰在庫や欠品は資金効率の悪化だけでなく、顧客満足度の低下にも直結します。
さらに、 在庫の見える化が不十分だと、判断ミスや現場間の連携不足が起きやすくなります。
- まとめると、 在庫管理の悩みは「人的ミス・属人化」「資金ロス」「情報の非共有」「業務負荷が高い」の4点に大別できます。
- そのため、 これらを解決するには、在庫をリアルタイムで記録・共有し、担当者に依存せず、業務を自動化する仕組みの構築がカギです。
解決のカギは「Google Workspace」！
実は無料で使えるGoogleのツールだけで、これらの問題を解決できます。
ここで注目していただきたいのが、「Google Workspace」です。
とはいえ、難しく考える必要はありません。なぜなら、すでに日頃から使っている Googleスプレッドシート、Googleフォーム、Gmail などこそがそれに該当するからです。そして、これらのツールを組み合わせることで、たとえば次のようなことが可能になります。
- スマホから入出庫を記録（Googleフォーム）
- 自動で集計・グラフ表示（スプレッドシート）
- 在庫が少なくなったら、自動でLINEやGmailに通知（Apps Script）
- リアルタイムでスタッフ全員と共有
つまり、「紙」や「Excelファイルの送受信」とはまったく異なる、スピーディーかつミスの少ない在庫管理体制を、誰でも簡単に構築できるのです。
小さく始めて、大きな効果
そこで、この連載では、地域の小規模事業者様、たとえば「岩手県近郊でお店や事務所を経営されている方」に向けて、Googleの無料のツールだけで実現できる「現場にやさしい在庫管理」の具体的な仕組みを詳しくご紹介していきます。
弊社・㈱システムエンジニアリングは、岩手県盛岡市を拠点とするITトータルソリューション会社です。
地元に根ざした企業として、盛岡および岩手県近郊のお客様には迅速かつきめ細やかなサポート体制を提供しております。
地域密着の強みを活かし、貴社のIT環境を全方位にバックアップいたします。
どうぞお気軽にご相談ください！
予定している連載は以下の通りです。
- 【連載2】フォームで入出庫記録、スプレッドシートで自動集計
- 【連載3】自動集計と在庫一覧をスプレッドシートで可視化
- 【連載4】Gmail・LINEで在庫不足を自動通知する方法
このように一歩ずつ進めていきますので、「ITは苦手…」という方でもまったく心配いりません。
ステップ・バイ・ステップで一緒に仕組みを作っていきましょう。
次回予告
次回はいよいよ実践編スタートです。
まずはGoogleフォームを使った在庫入力から始めます。そのためのテンプレートも提供しますので、楽しみにしていてください！
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