はじめに

「毎日使っているAccess、もっと便利にならないかな？」そう思っているあなたへ。
Microsoft Accessは長年、多くの企業で顧客情報の管理の要として活躍してきました。しかし、時代の変化とともに、より柔軟で、どこからでもアクセスできるクラウドベースのツールへのニーズが高まっています。世の中には様々なツールがありますが、今回の連載では、シンプルな移行と利用を重視し、Google Workspace（旧G Suite）を例に、Accessからの脱却とそのメリットについてお話しします。

「移行って難しそう…」いえいえ、ご安心ください！この連載では、Accessでの顧客情報管理を新しいツールへ、皆さんが想像するよりもずっとシンプルに、そしてスムーズに進めるためのヒントを全5回でお届けします。そして、もし途中で「これどうしたらいいの？」と困ることがあれば、私たちがしっかりとサポートさせていただきます。

Accessを使い続けることの限界とリスク

Accessは素晴らしいツールですが、以下のような点でお悩みではありませんか？

・サポート期限の終了によるリスク

Accessにはバージョンごとにサポート期限があります。サポートが終了したバージョンを使い続けると、新しいOSや他のソフトウェアとの互換性の問題が生じたり、セキュリティの脆弱性が放置されたりするリスクが高まります。これにより、システムが不安定になったり、最悪の場合、大切な顧客情報が危険に晒される可能性も出てきます。常に最新バージョンへのアップグレードを意識するのは、IT担当者でなくても手間ですよね。

・顧客情報の共有と共同作業が大変

Accessの顧客情報ファイルを共有するたびに、誰かが最新版を上書きしてしまったり、同時に作業できないといった問題に直面していませんか？ 例えば、複数の担当者が同時に同じ顧客情報を更新したいのに、ファイルが開けずに作業が滞ってしまう、という状況はありませんか？

・外出先や自宅からのアクセスが難しい

オフィスにいないと顧客情報にアクセスできない、VPN接続が必要で面倒だと感じていませんか？ 例えば、営業担当者が訪問先で急な問い合わせがあった際、すぐに顧客情報を確認・更新できないのは困りますよね。

・顧客情報が散らばりがち

Accessの顧客情報データと、普段使っているスプレッドシートやドキュメント（例えば、商談メモや見積書など）との連携がスムーズではないと感じていませんか？

・バージョン管理やバックアップの不安

誤って大切な顧客情報を消してしまわないか、バックアップはきちんと取れているのか、常に不安がつきまとっていませんか？

Google Workspaceは、これらの課題を解決し、あなたの業務を劇的に改善する可能性を秘めています。

Google Workspaceで何ができる？

今回はシンプルさを重視し、Google Workspaceを移行先として選定しました。Accessで実現していた顧客情報管理が、下記に示すようなGoogle Workspaceの様々なツールを組み合わせることで、もっと簡単になります。

・Google スプレッドシート

Accessの顧客テーブルのようなリレーショナルデータベースを完全に再現するのは難しいですが、多くのケースで複数人で同時に編集できる強力な表計算ツールとして顧客リストを管理できます。顧客名、連絡先、担当者、対応履歴などを一元的に管理し、入力規則を設定したり、グラフを作成したり、スクリプト（GAS）を使って自動化することも可能です。

・ Google フォーム

Accessの入力フォームのように、新規顧客情報や問い合わせ内容などを簡単に入力・収集できます。例えば、展示会で名刺をいただいた際に、その場でタブレットからGoogleフォームに入力するだけで、自動的にスプレッドシートに顧客情報が保存される、といった使い方ができます。

・ Google サイト

Accessで作成した顧客分析レポートや顧客対応マニュアルなどの情報を、社内ポータルサイトのような形で共有できます。特別な知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで魅力的なページが作成可能です。

・ Google ドキュメント/プレゼンテーション

Accessで作成した顧客リストや集計結果を、より分かりやすく、視覚的に表現するのに役立ちます。例えば、特定の顧客への提案書や、営業戦略の資料を共同で作成する際に非常に便利です。

移行のステップ：シンプルに進めましょう！

全ての顧客情報を一度に移行する必要はありません。むしろ、その必要はないと考えてください。まずは、日々の業務で特に共有や共同作業のニーズが高い部分から始めてみましょう。

この連載では、以下のステップを順を追って詳しくご紹介していきます。

• 第2回：移行の第一歩！どの顧客情報をGoogle Workspaceへ移すか決める
• 第3回：Accessの顧客データをGoogle スプレッドシートに引っ越そう
• 第4回：顧客情報入力はGoogle フォームで誰でも簡単に！
• 第5回：Google Workspaceで顧客情報をもっと便利に共有・活用する場を作る

「困った！」そんな時は、私たちがサポートします

「Accessのこの機能、Google Workspaceだとどうすればいいの？」「データの移行、ちょっと不安だな…」

ご安心ください！弊社では、皆さんのGoogle Workspaceへの移行を全面的にサポートしています。

• Accessのデータ構造や運用方法をヒアリングし、Google Workspaceでの最適な運用方法をご提案します。
• 具体的なデータ移行作業のお手伝いや、複雑なデータの整形、スクリプトによる自動化などもサポート可能です。
• Google Workspaceの各ツールの使い方に関するレクチャーや相談にも対応します。

---

「Accessでの顧客管理に限界を感じている」「もっと効率的に顧客情報を活用したい」そうお考えであれば、Accessから新しいツールへの移行は、あなたの業務をより効率的で、もっと快適なものに変えるチャンスです。ぜひ、この機会に検討してみませんか？

次回は、いよいよ「移行の第一歩！どの顧客情報をGoogle Workspaceへ移すか決める」について詳しく解説していきます。この時、「もし移行が複雑そうだと感じたらどうすればいいのか？」といった点についても、もう少し詳しく触れていく予定です。お楽しみに！

ご不明な点やご相談がありましたら、いつでもお気軽にお声がけください！