前回は、Accessから他のツールへ移行するメリットや、Google Workspace（旧G Suite）の全体像についてお話ししました。Accessのサポート期限問題や、共同作業の難しさといった課題を解決するために、Google Workspaceが非常に有効なツールであることをご理解いただけたかと思います。

今回は、いよいよ移行の最初のステップ「どの顧客情報を移行するか」について具体的に見ていきましょう。

「全ての顧客データを一度に移行しないといけないの？」と不安に思う方もいるかもしれませんが、ご安心ください。大切なのは、「何のために移行するのか」を明確にし、優先順位をつけて少しずつ進めていくことです。

ステップ1：顧客情報の現状を洗い出す

まずは、現在Accessで管理している顧客情報がどのようなものか、全てリストアップしてみましょう。Accessはテーブルだけでなく、フォームやクエリ、レポートといった様々なオブジェクトで構成されています。これらすべてが、あなたの業務を支えています。

・どんな情報がありますか？

Accessのナビゲーションウィンドウを見て、すべての「テーブル」「クエリ」「フォーム」「レポート」を確認してください

・その情報は「何に」使われていますか？

それぞれのオブジェクトが、どのような業務（例：営業活動、顧客サポート、経理処理など）で使われているかを確認します。

例えば、以下のように書き出してみると、状況が整理しやすくなります。

ステップ2：移行の目的と優先順位を決める

次に、洗い出した情報の中で、特にGoogle Workspaceに移行したいものを絞り込みます。以下のポイントを参考に、ご自身の業務に照らし合わせて考えてみてください。

・「共有したい」情報

複数の担当者でリアルタイムに更新したい顧客リストや、チーム全体で共有したい問い合わせ記録など。もし「誰かがAccessファイルを開いていると他の人が更新できない」といった状況があれば、その部分は最優先で移行を検討しましょう。

・「外出先で使いたい」情報

営業担当者が訪問先で確認・更新したい顧客情報や、カスタマーサポートの担当者が外出先で問い合わせ履歴を確認したい場合など。もし「外出するたびに社内PCからデータをエクスポートしている」といった手間が発生していれば、移行の大きなメリットになります。

・「入力作業を簡単にしたい」情報

展示会で名刺をいただいた際の入力作業など。Accessを立ち上げる手間を省き、スマートフォンからでも簡単に入力できます。もし「手書きでメモを取った後、会社に戻ってから手入力している」といった二重作業が発生していれば、Google フォームの導入は劇的な効率化につながります。

・「レポート作成を自動化したい」情報

「月次営業報告」のように、定期的にデータ集計やグラフ作成を行っている情報です。毎月手動でクエリを実行し、Excelに貼り付けてグラフを作り直す、といった手間が発生していませんか？これは、Google スプレッドシートの関数やグラフ機能を活用することで、リアルタイムで自動的に集計・可視化できるようになり、大幅な時間短縮につながります。

ステップ3：移行する項目を最終決定する

移行したい「機能」が明確になったら、その機能をGoogle Workspaceで実現するために必要な「項目」を最終決定します。

例えば、「月次営業報告」をGoogle スプレッドシートで自動化したいとします。このレポートには「担当者名」と「売上」のデータが必要です。

• したがって、まずは売上データが格納されている「商談履歴」テーブルを移行する必要があります。
• さらに、「担当者名」が「商談履歴」テーブル内にない場合は、関連する「顧客マスタ」テーブルや、担当者情報を管理する別のテーブルも一緒に移行する必要が出てきます。

このように、「どのようなレポートやフォームが必要か」という視点から逆算して、移行すべきテーブルや項目を洗い出すと、よりスムーズに計画が進められます。

複雑そうなら？：移行の判断基準

もしAccessで管理している顧客情報が非常に複雑なリレーショナルデータベースになっていて、移行が難しそうだと感じた場合は、以下の点を考慮して判断しましょう。

部分的な移行: 複雑な基幹データはAccessに残しつつ、頻繁に更新・共有する「顧客マスタ」や「商談履歴」など、シンプルな部分だけをGoogle スプレッドシートに移行する、という方法もあります。こうすることで、まずはクラウドツールの便利さを実感し、慣れていくことができます。

専門家への相談: 「AccessのマクロやVBAをどうすればいいか分からない」「複雑なクエリの移行方法がわからない」といった場合は、ぜひ私たちシステムエンジニアリングにご相談ください。現状をヒアリングさせていただき、最適な移行方法をご提案します。

次回は、いよいよ具体的な作業に入ります。今回洗い出した「顧客マスタ」や「商談履歴」のデータを例に、第3回では「Accessの顧客データをGoogle スプレッドシートに引っ越そう」をテーマに、AccessからCSVファイルにエクスポートし、スプレッドシートにインポートする具体的な手順を解説します。