「月末に出勤簿を回収し、Excelへ転記する作業が負担になっている」
「直行直帰が多く、あとから紙で申請してもらっている」

このような運用に課題を感じている企業は少なくありません。

Googleのサービスを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、自社専用の勤怠管理アプリを作成できます。本記事では、Googleのノーコードツール「AppSheet（アップシート）」を使い、勤怠管理の基盤となる「基本設定」を構築する方法をご紹介します。

なぜ勤怠管理は負担になりやすいのか ― よくある3つの課題

多くの現場で見られる勤怠管理の問題は、主に次の3点に集約されます。

1. 手入力によるミスと打刻漏れの確認

紙やExcelによる管理では、記入ミスや入力漏れが発生しがちです。
月末に空欄を確認し、従業員へ個別に問い合わせる作業は、担当者にとって大きな負担になります。

2. 集計作業に時間がかかる

各自のデータを取りまとめ、残業時間や勤務時間を計算する作業には相応の時間が必要です。転記や再計算が発生すれば、さらに手間が増えます。

3. 外出先やテレワーク時の打刻が不便

現場直行や在宅勤務の場合、後日まとめて記入する運用になりやすく、正確な勤務時間の把握が難しくなります。労務管理やコンプライアンスの観点からも改善が求められる部分です。

勤怠管理アプリに必要な3つの基本要素

アプリと聞くと複雑に感じますが、勤怠管理に必要な情報はシンプルです。基本となる要素は次の3つです。

1. 誰がいつ打刻したか（利用者情報と日時）
   ログイン情報と打刻時刻を記録します。
2. どの区分か（出勤・退勤・休憩など）
   ボタン選択により、勤務状態を明確にします。
3. どこで打刻したか（位置情報）
   必要に応じて位置情報を記録します。

この3点を押さえるだけでも、実用的な勤怠管理システムを構築できます。

AppSheetでアプリ化するメリット

AppSheetの特長は、Googleスプレッドシートをそのままデータベースとして利用できる点にあります。既存の環境を活かしながらアプリを構築できます。

スマートフォンからの打刻に対応

専用アプリを使えば、外出先や移動中でも打刻が可能です。記録は即時に保存されるため、打刻漏れの防止につながります。

スプレッドシート連携による自動集計

打刻データは自動でGoogleスプレッドシートに反映されます。
さらに、アプリ側の計算機能（仮想カラム）を活用することで、実労働時間だけでなく、深夜労働や残業時間の算出も自動化できます 。管理者が月末に再計算する手間を大幅に削減できるのは、自作アプリならではの利点です。

自社ルールに合わせた柔軟な設計

市販の勤怠管理ソフトでは対応しづらい独自手当や勤務体系にも、項目追加や条件設定によって対応可能です。自社運用に合わせて設計できる点は大きな利点です。

完成イメージ

【アプリのメイン画面】

従業員は該当するボタンを押すだけで打刻できます。

【管理用スプレッドシート】

データは自動で一覧化され、勤務状況を即座に確認できます。

今回は、アプリの根幹となる「基本設定の構築」をご紹介しています。
休暇申請ワークフローや管理者用ダッシュボードといった高度なカスタマイズについては、後日公開予定の「応用編」にて解説いたします。

まとめ

大規模なシステム導入でなくても、打刻の仕組みを見直すだけで業務負担は軽減できます。AppSheetであれば、既存のGoogleアカウントを活用して構築を始められます。

まずは小さな改善から取り組み、集計作業の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

資料の無料ダウンロードはこちら

今回紹介したアプリの具体的な作成手順（スプレッドシートの構成や数式の設定など）は『【AppSheet】勤怠管理アプリ作成手順書（基本設定編）』（PDFファイル）としてまとめています。ぜひ下記のフォームから資料をダウンロードし、アプリ作成にお役立てください。

なお、本記事で紹介しているAppSheetアプリの作成方法は、動作確認のうえ掲載しておりますが、すべての環境・用途においての動作を保証するものではありません。お使いの環境（ロケール設定等）により数式の調整が必要な場合があります。導入・運用にあたっては、ご自身の責任にてご判断・ご利用くださいますようお願いいたします。

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