「システム化＝大がかり」は思い込み

現場報告を整理すると聞くと、専用システムやアプリを想像する方も多いかもしれません。
でも実は、最初から立派な仕組みは必要ありません。
大切なのは、「どんな情報を、どんな形で集めるか」を決めることです。

現場報告で最低限そろえておきたい情報

現場報告で必要な情報は、とてもシンプルです。

この4つがそろうだけで、あとから見返したときの分かりやすさは大きく変わります。

Googleフォームがちょうどいい理由

こうした情報を集める方法として、
まずおすすめなのがGoogleフォームです。

Googleフォームは、アンケートや申し込みフォームなどを簡単に作れる、Googleの無料サービスです。
社内アンケートやお問い合わせフォームなどで
見かけたことがある方も多いのではないでしょうか。
質問項目を並べるだけで、
スマホから入力できる ” 現場報告用の画面 ” をすぐに用意できます。
現場報告のデジタル化や、業務効率化の第一歩としても、取り入れやすい方法です。

しかも、Googleフォームにはこんな特長があります。

Googleフォームにするだけで何が変わる？

フォームにするだけで、現場報告の流れはぐっとシンプルになります。
・現場では「入力するだけ」
・事務所では「一覧で確認するだけ」
入力内容は自動で一覧化されるため、情報共有がスムーズになります。

その結果、

報告する人と、管理する人。どちらの負担も増やさないのがポイントです。
現場の手間を増やさずに、管理する側はラクになる。
これが、無理なく始められる “ 最初の仕組み化 ” です。

それでも出てくる「次の悩み」

報告の件数が増えてくると、こんな声も出てきます。

ここまで来ると、現場報告はすでに “ 業務の情報資産 ” になり始めています。
そして次に気になるのが、「どう活用するか」という視点です。
次回は、こうした「もう一歩先」の悩みに対して、集めた現場報告を “ アプリのように使える形 ” にする方法をご紹介します。

見る・探す・振り返る。
その動きが自然にできるようになると、現場報告は単なる記録ではなく、業務改善につながる「使える情報」へと変わっていきます。

Googleフォームについては、このサイト内でもいくつかの記事で詳しく紹介しています。
機能の紹介や具体的な活用例を知りたい方は、あわせてご覧ください。
→【Googleフォームに関する記事一覧はこちら】

Googleフォームでの現場報告づくりは、会社ごとの業務内容に合わせて整えることが大切です。
「どんな項目を用意すればいいか分からない」という場合も、状況を伺いながら一緒に整理できます。

Google Workspaceの導入や活用に関するご相談を承っております。
導入から運用までトータルでサポートし、貴社の業務環境に合わせた最適な活用方法をご提案いたします。
「自社に合った使い方を知りたい」「スムーズに導入したい」など、まずはお気軽にご相談ください。